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Wie ersetze ich ein Präsenz-Event durch ein Online-Event?

Wie ersetze ich ein Präsenz-Event durch ein Online-Event?

Die Pandemie hat unsere Welt weiter im Griff. Sie merken es bestimmt selbst, dass Veranstaltungen mit Publikum vor Ort nur eingeschränkt möglich– oder von Teilnehmern nur eingeschränkt gewünscht sind.
Ein Trend ist klar erkennbar: Die Menschen halten sich zurück, persönlich an Events teilzunehmen. Gleichzeitig halten sich Firmen zurück, Events mit Präsenz vor Ort anzubieten. Aber deswegen nichts zu tun, ist nicht sinnvoll. Wer nichts unternimmt, der wird unsichtbar. Den kostet das seine langjährig aufgebauten Verbindungen zur Zielgruppe. Wie sieht die Alternative aus? Und welche Rolle spielt dabei die Viewertime?

Beispiel: Nationale Vertriebstagung - online?

Hier ist ein Beispiel von einem klassischen Offline-Event, dass wir in ein erfolgreiches Online-Event umgewandelt haben: Eine nationale Vertriebstagung ist als Präsenz-Event durch die Corona-Situation gezwungenermaßen abgesagt worden. Das Unternehmen konnte aber keinesfalls darauf verzichten, diese Tagung durchzuführen. Der Vertrieb muss weiter gehen. Die klassischen Tagesordnungspunkte, die jeder von Präsenzveranstaltungen kennt – Vorträge, Präsentationen, Diskussionen – mussten nun auch online funktionieren.

Das ist keine Einschränkung der Möglichkeiten gewesen, sondern hat viele Optionen eröffnet, den Zuschauern mehr zu bieten, als sie bei einem Event vor Ort bekommen würden. In unserem Beispiel waren das zum Beispiel diverse Liveschalten in verschiedene Unternehmensteile, die sonst nie auf Konferenzen zu Wort kommen. Es ist spannend, auch direkt mit Entwicklern zu sprechen und zu hören, wie das Marketing plant, wenn man selbst zB im Vertrieb tätig ist.

Die gesamte Veranstaltung haben wir für das Unternehmen auf einer Microsite von uns gestreamt. Alle Vorbereitungen sind im Vorfeld persönlich und per Email erfolgt. Die Sendung hatte eine klare Struktur und einen guten Ablauf – alles zusammen hat zu einer extrem hohen Teilnahme geführt und die Zuschauerteilnahme über die Gesamtdauer des Events absolut stabil gehalten.

Wie starte ich mit der Online-Event Planung?

Die Zuschauer haben sich daran gewöhnt, aus dem Homeoffice an Online-Veranstaltungen teilzunehmen. Dabei halten sie sich meistens eine längere Zeit auf der gleichen Internetseite auf. Die Planung sollte daher idealerweise vorsehen, dass es einen Livestream auf der eigenen Unternehmensseite gibt. Das Unternehmen kann so neben dem Livestream-Player weitere Informationen anzubieten: zum Beispiel pdf Downloads, Kontaktmöglichkeiten und weiterführende Informationen. Wir stellen dazu auch gerne eine Microsite mit einer neutralen URL zur Verfügung.

Wo findet die Produktion für mein Online-Event statt?

Es gibt drei Möglichkeiten, wo die Online-Version Ihrer Konferenz, Tagung oder Ihres Meetings stattfinden kann:

1. Für die Produktion nutzen wir die Räumlichkeiten in Ihrem Unternehmen

Unsere Produktionstechnik ist mobil und alles, was Sie für einen professionellen Livestream benötigen, bauen wir in Ihren Räumlichkeiten auf und produzieren direkt aus Ihren Räumlichkeiten
Bei sehr strengen Hygiene-Auflagen ist es kein Problem, dass sich Moderator und Produktionsteam in verschiedenen Räumen befinden.

2. Die Produktion findet in unserem Studio statt

Das hat den Vorteil, dass die Licht- und Tonbedingungen kontrolliert sind und der Aufbau-Aufwand gering ist. Außerdem ist eine Internetleitung mit hoher Bandbreite verfügbar, so dass der Stream zuverlässig hochgeladen wird und weitere Bandbreite für zB Live-Schalten zur Verfügung steht.

3. Niemand ist persönlich gemeinsam mit anderen vor Ort

Mit dieser Produktionsweise ist das Event wirklich rein Online: Der Moderator und alle Sprecher befinden sich in Ihren Büros oder anderen Räumlichkeiten, das Produktionsteam befindet sich in den eigenen Produktionsräumen. Jeder Sprecher kann die anderen sehen und sich ganz normal mit ihnen unterhalten. Medien wie Videos und Fotos werden genauso eingesetzt „wie immer“, Zuschauerfragen und Zuschauerbeteiligung werden auch in dieser Variante wie geplant verwendet. Allen möglichen Reisebeschränkungen zum Trotz, findet Ihr Event so auf jeden Fall statt.

Erste inhaltlich wichtige Schritte: Erstellung des Ablaufs

Als Beispiel bleiben wir bei der Vertriebstagung. Es gab eine Vielzahl von Rednern, sehr viele Einspieler, jeder Sprecher hatte eine Präsentation und weitere Sprecher und Gesprächspartner wurden live hinzu geschaltet. Damit das alles sauber abläuft, ist ein Regieplan nötig und unverzichtbar. Alle geplanten Inhalte werden dort in der richtigen Reihenfolge eingetragen. Dabei dürfen die geplanten Videos und Live-Schalten nicht vergessen werden. Die zeitgenaue Auflistung von allgemeinen Event-Zeiten, Zeiten für Sprecher, Pausen-Planung usw. bildet die Grundlage für einen kontrollierten Sendungsablauf.

Wie kann ich die Viewertime verbessern?
(Und was ist Viewertime?)

Die Viewertime ist die durchschnittliche Zeit, die ein Viewer den Stream am Stück angesehen hat. Üblicherweise gibt es für jeden Stream einen Durchschnittswert, den wir Ihnen im Anschluss zur Sendung gerne mitteilen. In der Auswertung sehen Sie, wieviele Zuschauer ab wann teilgenommen haben und wie lange sie dabei geblieben sind.

Von hunderten Livestreams haben wir das Verhalten der Zuschauer analysiert und dabei die Stellen besonders genau angesehen, an denen Zuschauer deutlich oder sogar massiv verloren gegangen sind. Unter anderem konnten wir feststellen, dass Livestreams, die über Webkonferenz-Systeme abgewickelt wurden, grundsätzlich eine deutlich schlechtere Viewertime hatten als reguläre Livestreams.

Die schwankende Qualität bei Bild und Ton liegt bei Webkonferenzen daran, dass die Bandbreite (ausschlaggebend für die Qualität der Übertragung) für alle Zuschauer, von der schlechtesten Bandbreite eines Einzelnen abhängt. Wenn sich also noch die Qualität des (Webkonferenz-)Streams verschlechtert hat, gingen teilweise innerhalb der ersten drei Minuten schon zehn Prozent der Viewer verloren. Es konnte auch nicht festgestellt werden, dass die Viewer nach einiger Zeit erneut eingeschaltet haben.


Die hohe Bild- und Tonqualität ist bei Livestreams also unverzichtbar, wenn die Zuschauer lange dabei bleiben und viel Inhalt mitnehmen sollen. Die Aufmerksamkeit sinkt erheblich schneller, wenn sich Ihre Zuschauer nicht voll auf die Inhalte konzentrieren können.


Übrigens:
Viele unserer Kunden berichten uns überrascht und erfreut, dass die Teilnahme an den Livestreams deutlich höher liegt als bei Präsenzveranstaltungen.
Interaktionsmöglichkeiten beim Livestream

Bei Online-Events möchten Zuschauer in der Regel die Möglichkeit haben, aktiv teilzunehmen. Die Wortmeldungen, die sie von Präsenz-Events gewohnt sind, brauchen einen entsprechenden Ersatz, der online gut funktioniert. Dafür gibt es einige gut erprobte und etablierte Kommunikationsmöglichkeiten.

Tools für Zuschauer-Interaktion

Die gute Nachricht vorweg: Interaktion geht ohne hohe Kosten. Mit dem Einrichten einer Email und einem smarten Prozess, der sich dahinter anschließt, können Zuschauerfragen mit günstigem Aufwand schnell zum Moderator gelangen und dann live beantwortet werden.

Daneben gibt es eine Vielzahl an Programmen, mit denen live Abstimmungen in Echtzeit möglich sind: Q&A Tools, Umfragen, Abstimmungen und Chats. Jedes Programm, das eine Grafik liefert, kann als Vollbild direkt und live in den Livestream eingebunden werden.


Barrierefreie Zuschauer-Interaktion

Die Produktion von barrierefreien Livestreams ist unser Steckenpferd. Neben der Integration verschiedener Hilfsmittel, sollen die Zuschauer eines barrierefreien Streams natürlich auch aktiv an Livestreams teilnehmen. Aktuell ist bei uns eine Variante sehr gefragt, bei der die Einbindung von Text-, Sprach- und Videonachrichten möglich ist. Der Zuschauer sendet eine Nachricht, diese wird kuratiert und danach an den Moderator weiter geleitet. Der Prozess ist einfach und barrierefrei und kann über jedes Smartphone erfolgen.

Jetzt offline zu online machen!

Lassen Sie Ihr Event nicht ausfallen. Wenn Offline nicht geht, geht online. Sie bekommen bei uns die inhaltliche Unterstützung bei der Organisation und Planung Ihres Events. Und im Anschluss die ideale technische Ausstattung und Umsetzung für einen erfolgreichen Livestream.

Ihr Kontakt zu uns

Wie können wir Sie unterstützen?

Schreiben Sie uns eine EMail info(at)mindandvision.tv oder rufen Sie uns an +49 (0)214 311 68 66